Comment annuler mon voyage pour raison professionnelle ?

Avant de tirer un trait définitif sur vos vacances, sachez qu'il existe des solutions pour obtenir le remboursement des frais engagés. En effet, certaines situations d'ordre professionnel sont considérées comme des motifs valables d'annulation auprès de votre assureur. C'est notamment le cas d'un changement des dates de congés posées par votre employeur, d'un licenciement économique ou encore d'une mutation professionnelle.

1. Quels sont les motifs professionnels valables pour une annulation de voyage ?

2. Quels sont les justificatifs à fournir en cas d’annulation de voyage ?

3. Quelle est la procédure de remboursement à suivre ?

1.Quels sont les motifs professionnels valables pour une annulation de voyage ?

La suppression ou modification des dates de congés posés

Le code du travail autorise l'employeur à modifier les dates de congés déjà posés par le salarié, sous certaines conditions. Cependant, cette décision unilatérale peut compromettre un voyage déjà réservé et engendrer des frais d'annulation. Dans ce cas, le salarié peut légitimement demander l'annulation de son séjour auprès du voyagiste et faire jouer son assurance annulation.

Le licenciement économique

La perte d'emploi suite à un licenciement pour motif économique est un motif valable d’annulation de voyage selon les conditions générales des assurances. En effet, la baisse soudaine et durable des revenus empêche de faire face aux dépenses du séjour. Toutefois, l'indemnisation n'est possible que si la procédure de licenciement a été engagée après la réservation du voyage.

La mutation professionnelle

Une mutation professionnelle imposée par l'employeur dans un délai incompatible avec les dates du voyage prévu, peut permettre au salarié d'annuler son séjour sans frais. En effet, l'assureur considère ce changement d'affectation comme un cas de force majeure. La mutation doit être notifiée par écrit après l'achat du voyage et l'assuré doit fournir une attestation de l'employeur.

2. Quels sont les justificatifs à fournir en cas d’annulation de voyage ?

Un certificat de l'employeur

En cas de mutation professionnelle, il est indispensable de fournir un certificat de l'employeur attestant de la mutation et précisant la date et le lieu. Ce document permet de justifier le motif professionnel de l'annulation auprès de l'assureur.

La copie de la lettre de licenciement

Dans le cas d'un licenciement inattendu, il est capital de transmettre une copie de la lettre de licenciement à l'assureur. Ce courrier officiel délivré par l'employeur fait foi et prouve le motif professionnel de l'annulation. Il doit mentionner la date de fin de contrat qui doit être postérieure à la date du voyage initialement prévu.

L'attestation de mutation

Pour les fonctionnaires mutés dans l'urgence, il est impératif de produire une attestation de mutation délivrée par l'administration. Ce document permet de confirmer la mutation subie par l'assuré ainsi que la date de celle-ci qui doit être proche de la date du voyage. Il est recommandé d'y joindre un justificatif de domicile prouvant le changement de résidence lié à cette mutation soudaine.

3. Quelle est la procédure de remboursement à suivre ?

Contacter l'assureur dans les plus brefs délais

En recevant la confirmation de l'annulation du voyage, il est impératif de prendre contact directement avec l'assureur. Cela permet d'ouvrir au plus vite le dossier de remboursement et d'entamer les démarches nécessaires. L'assureur pourra ainsi identifier le contrat concerné et préciser les pièces justificatives à fournir pour appuyer la demande.

Envoyer les justificatifs demandés

Une fois le contact établi, l'assureur transmettra la liste des documents à lui adresser pour activer le remboursement. En règle générale, il s'agit de la copie du contrat d'assurance, des billets de transport, du justificatif d'annulation délivré par l'employeur et de tout autre élément probant. Il est crucial de retourner ces pièces dans les meilleurs délais, idéalement par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette démarche déclenche l'instruction du dossier.

Suivre le traitement du dossier

Le suivi régulier du dossier auprès de l'assureur est la garantie d'un traitement diligent. Un contact téléphonique ou par mail chaque semaine permet de faire le point sur l'avancée du remboursement et de répondre à toute demande complémentaire. Dans 65% des cas, le versement intervient dans le mois suivant la réception des justificatifs si le dossier est complet.

Résumé des solutions pour annuler un voyage

De manière générale, annuler un voyage pour des motifs professionnels implique certaines démarches. Il faut avant tout fournir les justificatifs adéquats dans les temps et respecter les procédures de remboursement. Même si contrariant, ce contretemps ne doit pas briser vos projets sur le long terme. Votre assureur reste un allié pour trouver une issue favorable. Ce n'est que partie remise avant de découvrir ces horizons qui vous tendent les bras. L'essentiel est de voir cette pause impromptue comme une opportunité. Rien ne sert de se lamenter quand le voyage intérieur nous transporte.